ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Ejecuta los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS 

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. 

Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. 

Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. 

Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias. 

Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. 

Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. 

Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. 

Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. 

Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. 

Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. 

Realiza registro contable. 

Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias. 

Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. 

Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica. 

Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. 

Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria. 

Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica. 

Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. 

Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos. 

Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos. 

Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia. 

Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. 

Lleva control de la caja chica. 

brinda apoyo logístico en actividades especiales. 

Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas. 

Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. 

Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. 

Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. 

Atiende e informa al público en general. 

Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. 

Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. 

Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. 

Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes. 

Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores. 

Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras. 

Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras. 

Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías. 

Asistente Administrativo