ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Ejecuta los procesos administrativos del
área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación
necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada
uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación
efectiva del servicio.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Asiste en el desarrollo de los programas
y actividades de la unidad.
Participa en la elaboración del
anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Participa en el estudio y análisis de
nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
Elabora proyectos de compromiso por
concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la
Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras
asignaciones varias.
Realiza los descargos o pagos contra cada
proyecto de compromiso.
Llena formatos de órdenes de pago por
diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios,
subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o
creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres,
cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su
cancelación oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal
administrativo u obrero por diversos beneficios.
Realiza solicitudes de dotación de
equipos y materiales para la dependencia.
Lleva registro y control de los recursos
financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja
chica, etc.
Realiza registro contable.
Controla los avances a justificar,
otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
Recibe y revisa las facturas y
comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
Elabora y envía a la unidad de
contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a
justificar y de los fondos fijos y caja chica.
Elabora y tramita solicitudes de
autorización de modificación presupuestaria.
Realiza trámites de solicitud de
verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación
Presupuestaria.
Controla los incrementos y creaciones de
los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.
Entrega cheques correspondientes a la
nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
Tramita los depósitos bancarios y
mantiene registro de los mismos.
Suministra materiales y equipos de
trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los
mismos.
Recibe y tramita solicitud de servicios
de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de
la dependencia.
Redacta y transcribe correspondencia y
documentos diversos.
Lleva control de la caja chica.
brinda apoyo logístico en actividades
especiales.
Recopila, clasifica y analiza información
para los planes y programas.
Coordina y hace seguimiento a las
acciones administrativas emanadas por la unidad.
Lleva y mantiene actualizado archivo de
la unidad.
Mantiene actualizados registros, libros
contables, entre otros.
Atiende e informa al público en
general.
Recibe, verifica y registra las
requisiciones de compras de unidades solicitantes.
Elabora solicitud de cotizaciones o
licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el
supervisor.
Llena formatos diversos relacionados con
el proceso de compras.
Verifica la disponibilidad presupuestaria
de las unidades solicitantes.
Recibe licitaciones y/o licitación de los
proveedores.
Recibe expedientes de las unidades
solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.
Transcribe y mantiene actualizados en el
sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.
Hace seguimiento a las órdenes de compras
y la recepción de mercancías.
